Come individuare le priorità con la to-do list

Come individuare le priorità con la to-do list

COME INDIVIDUARE LE PRIORITA’ 

Sai cos’è la to-do list? 

Ti capita  spesso di sentirti sopraffatto dalla quantità di lavoro che devi fare, o ti trovi sempre in ritardo con le  scadenze che ti sei prefissato?  

Qualche volta ti sei dimenticato di fare qualcosa di importante?

Tutti questi sono i sintomi di non aver  tenuto una vera e propria “To-Do List“.

 

La TO-DO LIST

La To-Do List elenca tutte le attività che devi compriere in  liste classificate per importanza e scadenza.

Utilizzando  una To-Do List, puoi fare in modo che le cose che devi portare a termine siano elencate  in un unico posto in modo in modo da non dimenticare nulla di importante.

Gli  elenchi di  attività  sono essenziali se sei sovraccaricato  di lavoro.  Quando si  usano in modo efficace, sarai molto meglio organizzato, e sarai  molto più affidabile. Inoltre sarai meno stressato ed avrai la certezza  di non aver dimenticato nulla di importante.

Inoltre , se utilizzi il concetto di priorità  in modo intelligente, potrai concentrare tempo ed energie solo  per quelle attività ad alto valore aggiunto, il che significa diventare  molto più produttivo, e più prezioso se lavori in un  team.

Usare le  To-Do List sembra abbastanza semplice. Ma potresti rimanere molto sorpreso nello scoprire che tante  persone non riescono ad usarle  in modo efficace.

La preparazione di una  To-Do List

Per iniziare da utilizzare la tua  To-Do List, attieni alle seguenti procedure:

Fase 1:

Annota tutte le attività che hai bisogno di  completare. Se attività sono complesse, dividile in sotto-azioni , Elencale in ordine dal più importante a quello meno importante.  (Idealmente, ogni attività non dovrebbe richiedere più di 1-2 ore per essere completata.)

Nota: Si possono  utilizzare  anche più To-Do List  per facilitarne la compilazione  (personale, studio, lavoro, progetti.  Prova diversi approcci e utilizza il migliore per la tua situazione.

Fase 2:
Verifica ad una ad una le tue attività ed  assegnale un ordine di priorità:
Ad esempio:  valore 1 (molto importante, o molto urgente),  valore 3 (poco importante, o per niente urgente).

Se troppe attività hanno una priorità alta, scorri nuovamente l’elenco ed abbassa la priorità a  quelle attività che pur essendo importanti sono  meno importanti di altre ed  assegnale un valore 2. Una volta che hai  fatto questo, riscrivi la lista in ordine di priorità.



Lavorare con gli elenchi di attività

Per utilizzare il To-Do List, è sufficiente svolgere il tuo lavoro nell’ordine che hai predisposto. 

Svolgi per prima cosa le attività prioritarie (valore1)  poi quelle accessorie (valore 2)  ed infine quelle meno importanti (valore 3) . Quando completi una azione  spuntala  o tiraci una riga sopra (non cancellarla).

È possibile utilizzare elenchi di attività in modi diversi ed in situazioni diverse. Per esempio, se sei un rappresentante,  un buon modo per motivare se stessi è quello di mantenere il vostro To-Do List relativamente breve, e lo scopo sarà quello di completare tutti i giorni la lista dei clienti che ti sei prefissato di contattare.

Se sei in un ruolo operativo, o se i compiti sono di grandi dimensioni o dipendi troppe altre  persone, allora può essere necessario che ti  concentri su un elenco di  attività più a lungo termine (per mantenere il focus nella giusta direzione) , e e poi  giorno per giorno cancellerai le sotto-attività che hai portato a termine.

Molte persone trovano utile dedicare  diciamo, 10 minuti alla fine della giornata per  ‘organizzare le loro  attività per il giorno successivo e 1 ora o forse meno settimanalmente per fare un planning e revisionare le priorità.

Suggerimento: Una volta che sei a tuo agio con la to-do list,  puoi iniziare a distinguere l’ urgenza dall’ importanza. Per ulteriori informazioni, leggi Urgent/Important Matrix .

Utilizzo dei software

Sebbene l’utilizzo di una lista di carta è un modo semplice per iniziare,  i software essere più efficienti anche se un po’ più complessi. Questi ti possono ricordare eventi o attività in determinati momenti della giornata e segnalarti le attività in ritardo.

Molti software  possono anche essere sincronizzati con il telefonino o con l’ e-mail, e possono anche essere condivisi con altri membri del team, se si sta collaborando a un progetto.

Ci sono molti programmi software per la gestione di tempo a disposizione. Ad un livello semplice, è possibile utilizzare MSWord o MSExcel per gestire le to-do list.

Alcune versioni di Microsoft Outlook, e altri servizi di posta elettronica come Gmail , hanno elenchi di attività come caratteristica standard.  Remember the Milk è un altro popolare strumento online perla gestione delle attività che si sincronizza con  smartphone, PDA  o e-mail.

Si può anche mostrare dove dovrai svolgere delle attività  su una mappa.

Altri servizi simili includono Todoist e Toodledo .

Uno dei maggiori vantaggi dell’ utilizzo di un software è quello di poter  per gestire e sincronizzare  il To-Do List con altri applicativi. Ad esempio,quando sei fuori ufficio e ti viene in mente un’attività che devi svolgere puoi utilizzare immediatamente uno smartphone sincronizzato con la tua agenda o un altro applicativo che hai in ufficio, questo eviterà che te lo dimentichi quando rientri dal lavoro.

Suggerimento: Tutti noi pensiamo, progettiamo e lavoriamo in modo diverso. Un programma che funziona bene per un collega non necessariamente  potrebbe essere funzionale  per te  semplicemente perché ognuno di noi ragiona, impara e pensa a modo suo. Per questo motivo è utile che tu ti cerchi e provare diversi modi per gestire le To-Do List prima di decidere su quale sistema adottare..

 

Esempi

Immagina il  capo di un Team  che sta lavorando su un grande e  complesso progetto. Ci sono tante attività da svolgere  e tante persone da gestire.

In questa situazione è  possibile utilizzare una To-Do List  per rimanere organizzato. Gestendo  l’elenco di ogni membro  del team, delegando attività  coordinate, assegnando  compiti e  scadenze ad ogni persona coinvolta nel   progetto.

Con la sincronizzazione dei To-Do List  è possibile anche controllare l’intero Team  per verificare  chi sta lavorando e su cosa.  È inoltre possibile includere altre attività che si rivelano necessarie al  completamento del tuo lavoro.

Oppure, immagina  di essere in un responsabile di vendita e di avere una lunga lista di persone che hai bisogno di contattare. Scrivi questa  lista in ordine di priorità (clienti fornitori, magazzino, punti vendita ecc..) e comincia da quella più importante.

Suggerimento: Se possibile raggruppa le attività separatamente per ogni contesto (tutte le e-mail, tutte le telefonate, tutte le cose che devi fare fuori dall’ufficio, tutto quello che devi fare con il PC) e diventerai ancora più produttivo.

Suggerimento: Gli elenchi di attività sono particolarmente utili quando si dispone di un numero limitato di attività che è necessario portare a termine. Tuttavia, essi possono diventare ingombranti quando si hanno troppe voci  o quando è necessario gestire più progetti. A questo punto, vale la pena di iniziare ad utilizzare Action Program

Punti chiave:

L’intuizione e l’innovazione sono  la chiave di volta che porterà al successo un business aziendale.  Ma le decisioni devono essere sempre ben analizzate per rivelare i punti di forza e di debolezza dell’idea vincente. 

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Pianifica meglio il tuo tempo con la To-Do List

Pianifica meglio il tuo tempo con la To-Do List

PIANIFICA MEGLIO IL TUO TEMPO CON LA TO-DO LIST

Il Time-Management. La pianificazione efficace del tempo.

Dopo aver preso in considerazione le tue  priorità  ed i tuoi obiettivi (Cosa),  devi passare all’azione per realizzarli (Come), ma prima di fare questo è indispensabile che pianifichi il tuo tempo (Quando).

La pianificazione è il processo nel quale  decidi come utilizzare il tuo tempo  per raggiungere gli obiettivi che ti sei prefissato di raggiungere. Utilizzando  correttamente la pianificazione  è possibile:

• Capire quello che puoi  ottenere realisticamente con il tempo a tua disposizione.
• Fare un piano per sfruttare al meglio l’ uso del tuo tempo.
• Destinare abbastanza tempo per le cose che deve assolutamente fare.
• Lasciarti del tempo a disposizione  per le  emergenze e per gestire ‘l’inaspettato’.
• Ridurre al minimo lo stress evitando sovraccarico a te stesso e gli altri.

Come utilizzare lo strumento:

Ci sono molti strumenti di pianificazione  disponibili, tra cui agende, calendari, organizer  cartacei, PDA e  software integrati come MS Outlook o GoalPro.

La scelta dello strumento di programmazione più idoneo per te  dipende dalla tua situazione, dalla struttura attuale del lavoro, dalle tue preferenze e dal tuo  budget: 

Nella scelta dello  strumento che sceglierai devi tener conto  che devi  essere in grado di immettere le informazioni i in modo semplice e veloce, di poter visualizzare i dati un arco temporale  appropriato, di avere  un corretto livello di dettaglio, nè troppo sintetico, né troppo dettagliato.

La pianificazione  è meglio farla  regolarmente ogni mese, con revisioni settimanali e giornaliere e deve essere impostata nel seguente modo:

1. Inizia identificare il tempo che desideri  destinare al tuo  lavoro. Questo dipenderà dalla tua mole di lavoro tenendo conto anche  dai tuoi obiettivi personali.

2. Quindi, identifica, in ordine di priorità   le azioni che dovrai  assolutamente compiere  per  fare un buon lavoro.

Ad esempio, se gestisci delle persone, allora  devi trovare il tempo per esaminare  le questioni ed i problemi che possono sorgere nella gestione, gestire le deleghe e la supervisione dei compiti e degli incarichi.

Nello stesso modo, è necessario avere il tempo di comunicare con il capo, con i clienti e con tutte le persone con cui sei in contattoi senza trascurare anche tutte quelle persone che sono importanti nella tua vita.

3. Rivedere e revisionare le cose cha hai da fare  (“ To Do List”) , programmare le attività urgenti con  alta priorità, nonché le attività di  manutenzione e di routine essenziali  che non possono essere delegate  e che non puoi evitare.

4. Inoltre lasciati del tempo per gestire gli imprevisti. Imparerai con l’esperienza quanto tempo è necessario. Normalmente,  più è imprevedibile il lavoro, più tempo sarà necessario da dedicarci.
In realtà nel  lavoro di molte persone le interruzioni sono un fattore  costante: alcuni studi dimostrano che in media  si viene interrotti ogni 14 minuti.

5. Ovviamente, non si può stabilire a priori quando si verificheranno le  interruzioni. Tuttavia, se lasci un po’ di spazio nella tua programmazione, avrai  la possibilità di riorganizzare il tuo lavoro per reagire efficacemente ai problemi che si presenteranno.

6. Questo  tempo che riserverai  a disposizione, ti consentirà, in caso di imprevisti, di mantenere le tue  priorità e di raggiungere gli obiettivi prefissati.

7. Se il tempo che hai pianificato per gli imprevisti non è sufficiente, allora devi rivedere come hai pianificato il tempo  nei primi quattro passaggi e chiederti :  se le cose che devi fare sono  assolutamente necessarie, se puoi  delegarle, o se le puoi semplificare o farle più velocemente. Ricordati che uno dei modi più importanti per avere successo è quello di massimizzare l’uso del tempo a propria disposizione.

8. Se il tempo il tempo che ti tieni a disposizione  è ancora insufficiente, allora potrebbe essere necessario rivedere  il tuo  carico di lavoro.

9. Se ogni sera rivedi la tua time-line ed analizzi come hai impiegato il tuo tempo durante il giorno, puoi scoprire  cose sorprendenti ….

Punti chiave:

La pianificazione è il processo con cui si prevede l’uso del tempo.

Mediante la pianificazione in modo efficace, è possibile sia ridurre lo stress e massimizzare la tua efficienza.

Prima di poter pianificare in modo efficiente, è necessario un efficace sistema di pianificazione. Questo può essere un diario, calendario, organizer cartaceo, PDA o un pacchetto software come MS Outlook o GoalPro 6. La soluzione migliore dipende interamente dalle circostanze.

La pianificazione è quindi un processo in cinque fasi:

1. Identificare il tempo che hai a disposizione.
2. Stabilire quali  sono compiti e le azioni essenziali per raggiungere i tuoi obiettivi.
3. Pianificare prima di tutto le attività ad alta priorità ed urgenti.
4. Lasciarti del tempo a disposizione per gestire le  emergenze  gli imprevisti e le interruzioni.
5. Nel tempo che rimane, pianificare le attività che riguardano le priorità e gli obiettivi personali.

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Risolvere i problemi con il diagramma causa-effetto

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RISOLVERE I PROBLEMI AZIENDALI CON
I DIAGRAMMI CAUSA-EFFETTO A “LISCA DI PESCE”

il problem-solving strategico con la “cause and effect analysis 

Quando hai un problema serio, prima di iniziare a pensare a una soluzione, è importante esplorare tutte gli aspetti  che potrebbero averlo causato.

In questo modo è possibile risolvere completamente e definitivamente il problema al primo colpo, piuttosto che affrontare solo una parte di esso.

L’ Analisi Causa-Effetto fornisce un utile modo utile risolvere i problemi anche più complessi.

Questo diagramma  è una combinazione tra un  brainstorming e una  mappa mentale.  Ti orienta visivamente a prendere in considerazione tutte le possibili cause di un problema, piuttosto che solo quelli più evidenti.

Informazioni sullo strumento

Lo strumento di analisi  causa-effetto è stato ideato nel 1960 dal professor Kaoru Ishikawa, uno dei pionieri della gestione della qualità.  La tecnica è stata poi pubblicata nel suo libro del 1990, “Introduzione al controllo di qualità.”

I diagrammi sono noti come diagrammi di Ishikawa o diagrammi a lisca di pesce (perché un diagramma completo può ricordare appunto la lisca di un pesce).
Cause and Effect Analysis è stato originariamente sviluppato come strumento di controllo di qualità, ma è possibile utilizzare la tecnica altrettanto bene in altri modi. Per esempio, è possibile utilizzarlo per:

  • Scopri la causa principale di un problema.

  • Scoprire i colli di bottiglia nei processi.

  • Identificare dove e perché un processo non funziona.

Come utilizzare lo strumento

Attenersi alla seguente procedura per risolvere un problema con l’ Analisi Causa-Effetto:


Fase 1: individuare il problema

In primo luogo, annotare l’esatto problema che dovete affrontare. Se del caso, identificare chi è coinvolto, qual è il problema, e quando e dove si verifica.


Quindi, scrivere il problema in una scatola sul lato sinistro di un grande foglio di carta, e tracciare una linea sulla carta orizzontalmente dalla scatola. Questa disposizione, guardando come la testa e la spina dorsale di un pesce, dà lo spazio per sviluppare idee.

Esempio:
In questo semplice esempio, un manager sta avendo problemi di cooperazione con una filiale.

Per iniziare il diagramma descriverà il problema

Suggerimento 1:
Alcune persone preferiscono scrivere il problema sul lato destro del foglio, e sviluppare idee nello spazio a sinistra. Utilizzare qualsiasi approccio vi sia più congeniale.
Suggerimento 2:
E ‘importante definire il problema nel  modo più corretto e sintetico.

L’ Analisi CATWOE ti può aiutare a   considerare il problema sotto diversi punti di vista: dal punto di vista dei clienti, attori del processo, processo di trasformazione,  visione del mondo globale,  proprietario del processo,  vincoli ambientali.

Considerando tutti questi punti di vista è possibile sviluppare una comprensione globale del problema.

Fase 2: Work Out i principali fattori coinvolti

Successivamente,bisogna  individuare i fattori che possono essere parte del problema.
Questi possono essere i sistemi, attrezzature, materiali, forze esterne, le persone coinvolte con il problema, e così via.
Cercate di estrarre il maggior numero di questi.

Come punto di partenza, è possibile utilizzare i modelli come il  McKinsey 7S Framework (che offre come fattori che si possono considerare: strategia, struttura, sistemi, valori condivisi, competenze, stile e personale) ,   

Marketing Mix and 4 Ps  (che offre l’analisi di : prodotti,  prezzo, promozione come possibili fattori) oppure Brainstorm  per altri fattori che possono influenzare la situazione.

Per ogni fattore considerato, bisogna tracciare una linea obliqua sul diagramma a “spina di pesce” , ed etichettarla.


Esempio:
Dall’ analisi si è  individuato  i seguenti fattori che possono aver contribuito al problema, e quindi si dovranno aggiugere ne diagramma:

  • Site (sito)

  • Task.

  • People (gente).

  • Equipment (attrezzature) .

  • Control (controllo).

Fase 3: identificare le possibili cause 

Ora, per ciascuno dei fattori che possono  essere correlati al problema principale (considerati nel passaggio 2) fate il, brainstorm per analizzare possibili cause che abbiano alimentato il problema principale..


Inserire nel diagramma queste  possibili cause come linee più corte di estensione dei fattori di cui al punto 2.


Quando una causa è di grandi dimensioni o troppo complessa, allora potrebbe essere meglio scomporle ulteriormente  in sotto-cause.

Esempio:

Fase 4: Analizzare il diagramma

In questa fase si dovrebbe avere un diagramma che mostra tutte le possibili cause del problema a seconda della complessità e dell’importanza del problema

Punti chiave:

Professor Kaoru Ishikawa ha creato l’ Analisi Causa-Effetto nel 1960. La tecnica utilizza un diagramma a “spina di pesce” per visualizzare  tutte le possibili cause di un problema in un grafico.
Ciò consente di avere un quadro d’insieme di partenza per  poi procedere ad un’analisi più approfondita della situazione.
Ci sono quattro fasi per  utilizzare la Cause and Effect Analysis.

  • Identificare il problema.

  • Elaborare i principali fattori coinvolti.

  • Identificare le possibili cause dei fattori.

  • Analizzare il diagramma.

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Capire l’ambiente che ti circonda ed in cui operi

I repentini cambiamenti nel ambiente del tuo business sono in grado di creare grandi opportunità per la tua azienda oppure causare gravi minacce.

Ad esempio, le opportunità possono venire dalle nuove tecnologie che consentono di raggiungere nuovi clienti, da flussi di nuovi finanziamenti che consentono di investire in attrezzature migliori, e da modifiche politiche e fiscali capaci ai espandere o collassare nuovi mercati.

Le minacce possono includere deregolamentazioni legislativa ed aprire improvvisamente il tuo business ad una forte concorrenza, modifiche degli assetti economici o fiscali, aumenti dei tassi di interesse, riduzione del credito bancario,  possono causare gravi problemi alla tua azienda, se non sei riuscito a prevederli.

L’ analisi PEST è uno strumento semplice e largamente usato che ti consente di analizzare i cambiamenti politici, economici, socio-culturali e tecnologici nel tuo ambiente di business. Questa analisi ti  aiuterà  a capire la visione d’insieme  “the big picture”  delle forze di cambiamento a cui si può essere esposti  in un prossimo futuro.

In questo articolo, vedremo come è possibile utilizzare l’ Analisi PEST per capire ed  adattarsi all’evolversi dei mercati e delle situazioni socio politiche per non essere colti impreparati dall’evolversi degli eventi.

Informazioni sullo strumento

Professore di Harvard Francis Aguilar è considerato essere il creatore dell’ Analisi PEST. Ha incluso un tool di scansione chiamato ETPS nel suo libro 1967 ” Analisi del contesto delle imprese. ” Il nome fu poi modificato per creare l’acronimo corrente.

Analisi PEST è utile per quattro motivi principali:

  • Ti aiuta a individuare le opportunità di lavoro o personali, e ti dà un’ allarme tempestivo di gravi minacce.

  • Rivela la direzione del cambiamento all’interno del tuo ambiente aziendale.

  • Ti aiuta a modellare quello che stai facendo, in modo di sapersi adattare al cambiamento, piuttosto andare contro di esso.

  • Ti aiuta a evitare di avviare progetti che rischierebbero di fallire, per motivi indipendenti dalla tua volontà.

Nota:
L’analisi PEST è spesso legata all’ analisi SWOT, tuttavia, i due strumenti hanno diverse aree di messa a fuoco.  

Analisi PEST ti aiuta a guardare  “the big picture”, quei  fattori che potrebbero influenzare una decisione, un mercato, o un potenziale nuovo business. La  SWOT Analysis invece analizza questi fattori dal punto di vista del prodotto o del servizio che stai proponendo sul mercato.
Questi strumenti si completano a vicenda e sono spesso utilizzati insieme.

Come utilizzare lo strumento

Seguire questi i seguenti punti  per analizzare l’ambiente del  business in cui operi, ed analizza  le opportunità e le minacce che si possono verificare.

  • Utilizzare l’analisi PEST per fare un Brainstorm  sui fattori di cambiamento che possono verificarsi intorno a te. Utilizzare le domande sotto indicate per orientare il focus adattandole alle esigenze specifiche della tua azienda.

  • Fai un Brainstorm  sulle opportunità derivanti da ciascuno di questi cambiamenti.

  • Fai un Brainstorm sulle minacce e sui problemi che potrebbero verificarsi.

  • Studia come prendere le contromisure più appropriate.

Punti chiave:

L’intuizione e l’innovazione sono  la chiave di volta che porterà al successo un business aziendale.  Ma le decisioni devono essere sempre ben analizzate per rivelare i punti di forza e di debolezza dell’idea vincente. 

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Analizza la tua organizzazione con l’ Analisi SWOT

ANALIZZA LA TUA ORGANIZZAZIONE CON L’ANALISI SWOT

I punti di forza e di debolezza nella tua impresa.

Scopri nuove opportunità nel tuo business, gestisci ed elimina le minacce che potrebbero accadere.

L’ Analisi SWOT è una tecnica molto utile per comprendere i punti di forza e di debolezza della tua azienda. Inoltre con essa potrai identificare sia le opportunità  che potresti sfruttare, sia le  minacce che dovrai assolutamente evitare.

Ciò che rende particolarmente potente l’ Analisi SWOT è la semplicità e l’immediatezza del procedimento.

Potrai così scoprire le opportunità che si presentano sfruttandole al meglio e comprendere le debolezze della tua azienda. In questo modo ti sarà possibile gestire e/o eliminare tutte quelle minacce che altrimenti potrebbero coglierti impreparato.

Come utilizzare l’analisi SWOT

Originato da Albert Humphrey  nel 1960, l’analisi SWOT, oggi è ancora più utile  di come lo era allora. La puoi usare in due modi: sia come semplice  “rompighiaccio”  per  aiutare le persone che si riuniscono a “dare il via” oppure  in un modo molto più sofisticato come strumento base per l’ elaborazione di una strategia.

L’analisi SWOT è uno strumento estremamente utile per la comprensione e il supporto al processo decisionale aziendale.
SWOT è un acronimo anglosassone che sintetizza i quattro sostantivi di strenghts, weaknesses, opportunities, , cioè punti di forza, debolezza, opportunità e minacce.

Essa costituisce un funzionale supporto per la definizione o la revisione della strategia, il posizionamento e la direzione di una società, piccola o grande che sia, per costruire una proposta commerciale adeguata o per implementare in azienda una qualsiasi altra idea.

L’analisi SWOT può essere utilizzata anche per la pianificazione aziendale, strategica; per la valutazione della concorrenza, per il marketing. È inoltre possibile utilizzare gli esercizi di analisi SWOT per i attività di team building.

Permette di mettere in evidenza i punti di forza e di debolezza interni all’insediamento e di individuare le opportunità e I rischi presenti all’esterno, nel contesto in cui si opera. È importante essere consapevoli che i punti di forza e di debolezza sono elementi sostanzialmente sotto il controllo dell’organizzazione (con qualche limite), mentre quelli relativi all’esterno sono fenomeni di cui eventualmente avvantaggiarsi o da cui cautelarsi, ma che non possono, se non in misura minima, essere modificati dall’organizzazione cui la SWOT si riferisce.

Se si utilizza l’analisi SWOT nella classica forma di matrice 2×2, il modello prevede che i punti di forza e di debolezza siano fattori interni mentre le opportunità e le minacce esterni.

Può essere usata in ogni tipo di processo decisionale e consente di pensare in modo proattivo.

Graficamente il metodo si sviluppa come una matrice, intersecando le quattro voci in una griglia composta da quattro sezioni in cui le quattro voci costituiscono i titoli.

  • Punti di forza dell’organizzazione (Strengths)

  • Punti di debolezza dell’organizzazione (Weaknesses)

  • Opportunità presentate dal contesto esterno (Opportunities)

  • Minacce (Threats)

Il primo passo riguarda la compilazione di 4 schede, composte da domande-esempio integrabili e modificabili a seconda del caso, alle quali bisogna rispondere:

  • Scheda S (Strenghts o punti di forza)

    Riguarda i punti di forza interni all’ azienda: le attribuzioni dell’organizzazione che sono utili a raggiungere l’obiettivo.

  • Scheda W (Weaknesses o punti di debolezza)

    Riguarda i punti di debolezza interni all’azienda: le attribuzioni dell’organizzazione che sono dannose per raggiungere l’obiettivo. 

Scheda O (Opportunities o opportunità)

Riguarda le opportunità: condizioni esterne che sono utili a raggiungere l’obiettivo.

Scheda T (Threats o minacce)

Riguarda le minacce e rischi: condizioni esterne che potrebbero recare danni alla performance o al raggiungimento dell’obiettivo.

 

Il secondo passo riguarda la compilazione di ulteriori 4 schede nelle quali vengono raffrontate e analizzate le risposte date nei questionari precedenti al fine di ricercare la soluzione/strategia migliore per l’azienda al fine di raggiungere l’obiettivo:

 Scheda SO risponde alla domanda: In quale modo i punti di forza possono essere utilizzati per sfruttare le opportunità di sviluppo?

Ogni punto di forza aziendale deve essere paragonato con ogni punto relativo alle opportunità esterne. La domanda chiave per ogni combinazione di punti è: in quale modo i punti di forza possono essere utilizzati per sfruttare le opportunità di sviluppo?

Scheda WO risponde alla domanda:In quale modo i punti di debolezza possono essere superati per sfruttare le opportunità di sviluppo?

Ogni punto di debolezza aziendale deve essere paragonato con ogni punto relativo alle opportunità esterne. La domanda chiave per ogni combinazione di punti è: in quale modo i punti di debolezza possono essere superati per sfruttare le opportunità di sviluppo?

Scheda ST risponde alla domanda: In quale modo i punti di forza possono essere utilizzati per contrastare le minacce?

Ogni punto di forza aziendale deve essere paragonato con ogni punto relativo alle minacce esterne. La domanda chiave per ogni combinazione di punti è: in quale modo i punti di forza possono essere utilizzati per contrastare le minacce?

Scheda WT risponde alla domanda: In quale modo i punti di debolezza possono essere superati per contrastare le minacce?

Ogni punto di debolezza aziendale deve essere paragonato con ogni punto relativo alle minacce esterne. La domanda chiave per ogni combinazione di punti è: in quale modo i punti di debolezza possono essere superati per contrastare le minacce?

 

L’ultima scheda del modello SWOT  riguarda la matrice vera e propria delle strategie messe in atto. A questo punto non rimane che riesaminare l’obiettivo prefissato e verificarne la congruenza con la matrice stessa.

Punti chiave:

L’intuizione e l’innovazione sono  la chiave di volta che porterà al successo un business aziendale.  Ma le decisioni devono essere sempre ben analizzate per rivelare i punti di forza e di debolezza dell’idea vincente. 

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Che cosa ti farà fare la differenza?

Come farai ad affermarti sul mercato?

Come farai a battere la concorrenza? 

Sii Unico se vuoi battere la concorrenza!

Sii differente!  Se vuoi  emergere nel mondo del business, questa è l’idea di base  più importante di cui  hai attualmente  hai bisogno, E’  una delle idee chiave che sta dietro tutta l’attuale ondata di outsourcing, in quanto le imprese per emergere dal mercato devono concentrare tutti i loro sforzi sulle cose che sanno  fare meglio  per differenziarsi  quanto più possibile da tutto il resto. Un concetto semplice ma importante ” valorizza la tua unicità e farai la differenza”.

In questo articolo ti diamo idee  e ti spieghiamo concetti che ti possono aiutare ad essere “differente e unico”  sia a livello aziendale che personale  diventando competitivo rispetto alla concorrenza  ed al passo con i tempi.

Utilizzando queste idee, potrai sfruttare al  meglio le opportunità che ti si presentano:

• Potrai concentrare  tutti gli  sforzi per sviluppare un alto livello di competenze in aree che, per i tuoi clienti, contano davvero.

• Imparerai a sviluppare le tue capacità in modo da integrarle con le competenze  della tua  azienda.

Naturalmente, è necessario che, le tue capacità e competenze dovranno essere allineate con i valori aziendali, così da  ottenere il rispetto e considerazione sia sia nel campo del business che personale…..

Le “competenze strategiche” : il valore dell’ unicità

Il punto di partenza per comprendere le tue “ competenze strategiche”  è di capire che le aziende , se vogliono fare buoni profitti, hanno bisogno di offrire  qualcosa che i clienti apprezzino ed identificano con la tua azienda  in modo  univoco.  

Queste tue “competenze strategiche” devono diventare la ragione principale  per cui tutti i  clienti vorranno acquistare tuoi beni o servizi.

Tieni presente che, le imprese (con niente di unico o speciale da offrire e quindi che non possono farsi  distinguere  dalla concorrenza) sono destinate a competere sul prezzo con la conseguente  riduzione dei margini di profitto.

Solo se sei in grado di offrire qualcosa di diverso e di valido, i tuoi clienti saranno disposti a pagare di più.

Il punto fondamentale è capire se questa tua unicità, questa tua “competenza strategica”  esiste  o no e come potrai  sostenerla e mantenerla nel tempo.

Nel 1990  CK Prahalad e Gary Hamel  con la “Core Competence Analysis”  sostennero che” Competenze strategica” è una delle più importanti fonti di unicità per  una azienda.  Sono  quelle cose  che  azienda sà fare bene in modo univoco, e che nessuno altro può copiare abbastanza rapidamente da incidere sulla concorrenza.

Ad esempio:  NEC, Canon e Honda hanno  avuto idee molto chiare in merito a quello che erano brave a fare. Dal 1980 sono cresciute molto velocemente. Questo è da ricercarsi nel fatto che  queste aziende si erano concentrate principalmente sui loro punti di forza, facendoli diventare “competenze strategiche”  ed  hanno continuamente lavorato per implementarle  e rafforzarle.

E’ per questo motivo che   i loro prodotti per lungo tempo sono risultati  i più avanzati rispetto a quelli dei loro concorrenti, ed è per questo che i clienti sono stati disposti a pagare un prezzo più alto per un lungo periodo di tempo.

Pensa anche a Steve Jones che ha trasformato una piccola azienda in una società multinazionale come la “Apple” …  Come è riuscita questa società ad avere una così grande e veloce  espansione?  … innovazione, nuove idee, nuove tecnologie e nuovi prodotti immessi su un mercato ….

Ora probabilmente troverai questa un’idea interessante, e forse ti sarà  facile cominciare a pensare a tutta una serie di cose che la tua azienda  potrebbe  fare bene e meglio degli altri.  Tuttavia, Hamel e Prahalad  nel “Core Competence Analysis”   indicano  tre punti  da  verificare  per poter pensare di avere delle  “competenze strategiche”:

1. Pertinenza: In primo luogo, la “competenza strategica” deve dare al tuo  cliente un valore aggiunto, qualcosa che lo influenzi fortemente e che lo spinga  scegliere il tuo prodotto o servizio piuttosto che quello di un altro. Se non sei capace a farlo, allora non ci sarà alcun effetto sulla posizione competitiva e quindi significa che non è una “competenza strategica”.

2. Difficoltà di imitazione: In secondo luogo, la “competenza strategica”  dovrebbe essere difficile da imitare. Ciò consente nel fornire prodotti o servizi che siano migliori di quelli della concorrenza e che difficilmente possono essere imitati. Questa è una delle ragioni per cui  bisogna continuamente e costantemente lavorare al miglioramento di queste “competenze strategiche” per riuscire a mantenere la propria posizione competitiva. Essere e restare avanti agli altri!

3. Estensione dell’applicazione: In terzo luogo, dovrebbe essere qualcosa che puoi offrire e ad un mercato il più ampio possibile.  Se ti rivolgerai  a mercati di nicchia, il successo del prodotto o del servizio potrebbe non essere sufficiente per sostenere una crescita significativa della tua azienda nel lungo periodo.

Capire ed identificare quali potrebbero diventare le tue “competenze strategiche” .

Puoi utilizzare questa procedure:

1. Brainstorm: quali sono i fattori che sono importanti per i tuoi clienti?

2. Quali sono i fattori che possono influenzare le decisioni di acquisto dei tuoi clienti relativamente ai prodotti e servizi offerti dalla concorrenza?  (Assicurati di andare oltre le caratteristiche del prodotto o del servizio e scopri quali potrebbero essere  i processi decisionali dei clienti relativamente a tutto il mercato su cui operi.)

3. Quali potrebbero essere i nuovi ruoli, le proposte, le promozioni che la clientela può desiderare?

4. Puoi scavare in questi fattori, e puoi  identificare le competenze che si celano dietro di essi. Ad per esempio: se i clienti apprezzano i prodotti di piccole dimensioni (ad esempio, telefoni cellulari), quale può essere l’impatto di “competenza” relativamente all’  “integrazione e miniaturizzazione dei componenti.?”

5. Brainstorm sulle competenze esistenti e le cose che stai facendo  bene?

6. Fai  l’elenco delle tue  competenze, e testale in ordine di importanza, di difficoltà di imitazione, di ampiezza e diffusione di applicazione, e guarda se una delle competenze che hai elencato  può diventare una  “competenza chiave”.

7. Fai l’elenco dei fattori che sono importanti per i clienti in ordine di importanza , scopri come potresti sviluppare delle “competenze chiave”.

8. Esamina le due liste  e concentrati su di esse:
• Se hai identificato le “competenze strategiche” che hai già? Bene! Lavorare su queste.
• Se non hai trovato queste “competenze strategiche”,  Quali potresti sviluppare?
• Se pensi di non avere  “competenze strategiche” e non ti sembra che sia possibile svilupparne,  allora o c’è qualcos’altro che è possibile utilizzare per creare l’unicità del mercato (vedi USP Analisys), o pensa di trovare un nuovo mercato che si adatta maggiormente alle tue “competenze strategiche”!

Punti chiave:

Suggerimento 1:
Come per tutti i brainstorming, otterrai risultati migliori se coinvolgerai altre persone  (accuratamente scelte naturalmente).

Suggerimento 2:
A livello personale e nel breve termine, potrebbe essere difficile trovare  “competenze strategiche” davvero uniche. Tuttavia, tieni sempre presente  questa idea e lavora sempre per scoprire quali potrebbero diventare  le tue  “competenze strategiche” veramente uniche.

Suggerimento 3:
Potrebbe risultarti molto difficile trovare   “competenze strategiche”  veramente uniche  nel tuo business. Allora,  tieni conto che se hai un business già con un discreto successo,  significa che qualcosa lo  sta già  alimentando. Devi  individuare qual’ è questo fattore che ti da vantaggio per poi implementarlo e rafforzarlo. (per fare questo  puoi utilizzare USP Analisys)

Suggerimento 4:
Tieni presente che se hai intenzione di concentrarti  in alcune aree di mercato,  dovrai abbandonare altre aree di minor interesse. Hai solo una quantità limitata di tempo, e se provi a  fare troppo, difficilmente  lo farai davvero bene.

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