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La differenza tra sintomi e problemi in azienda - Studio NOVARO Imperia

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LE ORIGINI DI UN PROBLEMA IN AZIENDA
Un modo sofisticato per affrontare e risolvere un problema




In ambito medico, è facile capire la differenza tra il trattamento dei sintomi e e quello per la guarigione. Certo, quando ti sei rotto un polso e hai un gran dolore e l'unico tuo desiderio è quello di alleviare immediatamente la sofferenza (sintomo)!  Tuttavia, l'assunzione di antidolorifici non ti farà guarire il polso,  sarà necessario procedere all'ingessatura che è terapia corretta per ottenere dopo un certo lasso di tempo la vera guarigione.
Ma quando si tratta di un problema di lavoro, come si fa?  Eliminare immediatamente i sintomi? Oppure bisogna riflettere   e considerare se in realtà esiste un problema più profondo?  
Se ti occuperai di risolvere solo i sintomi  (quello che si vede in superficie), il problema quasi certamente si ripeterà di nuovo ... il che ti porterà a cercare di risolvere lo stesso problema, ancora, e ancora, e ancora una volta.
Se, invece, ti fermi un attimo per analizzare il problema  più in profondità potrai capire il motivo per cui si verifica e sarà quindi  ti sarà possibile correggere i sistemi sottostanti ed i processi che lo causano.


La Root Cause Analysis (RCA)


E' una tecnica famosa e spesso utilizzata per aiutare le persone a rispondere alla domanda del perché il problema si è verificato.
In altre parole il metodo  cerca di identificare l'origine di un problema ed in particolar modo:
1. Determinare ciò che è accaduto.
2. Determinare il perché è successo.
3. Capire cosa fare per ridurre la probabilità che possa accadere di nuovo
.
La RCA presuppone che i sistemi e gli eventi siano correlati. Un'azione in un'area produce un'azione in un altra area, e poi in un altra, e così via.
E' necessario quindi  risalire alla causa originaria  scoprire come il problema si sia generato e come è potuto diventare il problema che si sta affrontando.

Potrai trovare di solito tre tipi di cause:
1. Le cause fisiche
- qualità e tipi di materiali, materiali o macchinari  in qualche modo difettosi  (per esempio, i freni di una macchina ha smesso di funzionare).
2. Errori umani
- Persone che  ha fatto qualcosa di sbagliato, o non fatto quanto  era necessario  (ad esempio, mancato riempito il liquido dei freni, che ha causato il mancato funzionamento dei freni).
3. Cause organizzative - Un sistema di processo, una mancata programmazione o una strategia sbagliata utilizzata per prendere decisioni  (ad esempio, più  persona erano  responsabili della manutenzione dei veicoli, e tutti davano per scontato qualcun altro avesse riempito il serbatoio del liquido dei freni).

La Root Cause Analysis analizza tutti  tre i tipi di cause. Si tratta di indagare sugli effetti negativi dei modelli utilizzati, trovando difetti nascosti nel sistema, e scoprire azioni specifiche che hanno contribuito al problema. In questo modo la RCA rivela molto spesso più di una causa principale.
È possibile applicare Root Cause Analysis per quasi situazione.


Le cinque fasi della RCA

Fase uno: definire il problema
• Cosa vedi succedendo?
• Quali sono i sintomi specifici?

Fase due: raccogliere i dati

• Che prove hai che il problema esiste?
• Da quanto tempo esiste il problema?
• Qual è l'impatto del problema?
È necessario analizzare approfonditamente una situazione attuale prima di poter passare ad esaminare i fattori che hanno contribuito al problema.
Uno strumento utile in questa fase è CATWOE . Con questo processo, si osserva la stessa situazione da diversi punti di vista: i clienti, le persone (attori) che implementano le soluzioni, il processo di trasformazione che è interessato, la vision, l'autore del processo, i fattori ambientalii.


Fase tre: identificare tutte le possibili cause

• Quale sequenza di eventi ha portato al problema?
• In quali condizioni si verifica il problema?
• Quali altri problemi sono connessi  al verificarsi del problema principale?
Durante questa fase, bisogna identificare tutte le possibili cause che hanno originato il problema. Troppo spesso, le persone  identificano uno o due fattori e poi si fermano senza cercarne altri. Non è sufficiente! Con la RCA, non si vuole trattare solo le cause più evidenti - si vuole scavare più a fondo.
Per fare questo puoi utilizzare seguenti strumenti:
Appreciation (Situational) - Utilizzare i fatti e chiede "E allora?" per determinare tutte le possibili conseguenze di un fatto.
5 Whys - Chiedersi  "Perché?" fino ad arrivare alla radice del problema.
Drill Down - scomporre un problema in piccole parti dettagliate per capire meglio il quadro generale.
Cause and Effect Analysis - Creare un grafico di tutte le possibili  causale  per visualizzare dove il problema si è originato.


Fase quattro: identificare la causa principale (s)
• Perché esiste questa causa?
• Qual è la vera ragione per cui si è verificato il problema?

Utilizzare gli stessi strumenti utilizzati nella fase 3 per identificare l'origine di ogni causa.. Questi strumenti sono progettati per incoraggiarvi a scavare più a fondo ad ogni livello di causa ed effetto.



Fase Cinque: scegliere ed  verificare le soluzioni
• Cosa si può fare per evitare che il problema si ripresenti?
• Quale sarà la soluzione da attuare?
• Chi sarà responsabile?
• Quali sono i rischi di implementazione della soluzione?

Analizzare le  cause-effetto del processo e individuate le modifiche necessarie dei vari sistemi. E 'anche importante che si preveda in anticipo  gli effetti della soluzione.
In questo modo, è possibile individuare ed evitare potenziali problemi prima che si verifichino.
Un modo per farlo è quello di utilizzare Failure Mode and Effects Analysis (FMEA). Questo strumento si basa sul concetto di analisi del rischio per individuare i punti in cui una soluzione potrebbe fallire.
il FMEA è anche un ottimo sistema per verificare ed implementare in tutta l'organizzazione. i processi che utilizzano FMEA fin dall'inizio avranno meno probabilità essere problematici di quelli che avranno  bisogno della Root Cause Analysis in futuro.
l' Impact Analysis, che analizza l'impatto del cambiamento è un altro utile strumento che si può utilizzare aiutandovi  ad esplorare le possibili conseguenze positive e negative di un cambiamento di alcune  parti di un sistema o di un'organizzazione.
Un altro interessante strategia da adottare è Kaizen. Il concetto è che continui piccoli cambiamenti creano un miglioramento generale del sistema.



Il punto chiave


Root Cause Analysis è un processo utile per comprendere e risolvere un problema capendo  quali eventi negativi si sono verificati per poi identificare i problemi che io hanno generati. Infine, determina  soluzioni per risolverli.



Carlo Bartolomeo Novaro Professional Coach ICF - Commercialisti Imperia - Liguria - Italia




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