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Gestione del tempo


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Gestione del Tempo

Come stai gestendo il tuo tempo?


Test Time
Impara ad utilizzare il tuo tempo con saggezza


Il fattore più importante  per  gestire al meglio il proprio  tempo è cambiare il proprio focus:

Bisogna innanzi tutto essere concentrati sui risultati....
anziché essere solo occupati….


Molte persone trascorrono le loro giornate in una frenesia di attività, ma  ben poche  sanno come concentrarsi  e mantengono il "focus" sulle priorità e sulle cose giuste da fare, confondendo molto spesso  il fattore "urgenza" con il fattore "importanza" ed inoltre non sanno "delegare".

Quante volte ti sei trovato in difficoltà per mancanza di tempo?  Ogni settimana, ogni giorno, ogni ora?

A molte persone , sembra che il  tempo non sia mai abbastanza per fare tutto e  tenere tutto sotto  controllo. Continuano a lavorare affannosamente un po’ su una cosa un po’ sull’altra ed alla fine della giornata si  accorgono di aver combinato ben  poco!

Comincia ad utilizzare efficacemente e produttivamente la gestione del  tuo tempo imparando a scegliere su cosa lavorare e quando e quanto tempo dedicarci.  
Il tempo è una risorsa preziosa e di alto valore che abbiamo tutti in ugual misura ma pochi di noi riescono ad utilizzarlo efficacemente….  

La regola 80/20
Questo assunto è ben identificato nel principio di Pareto: statisticamente 80% dello sforzo genera solo il 20% del risultato, mentre il restante 80% dei risultati lo si ottine con il 20% di sforzo. E una regola empirica ma applicabile nella maggior parte dei casi. In termini pratici bisogna capire qual' è quel 20% di azioni che producono il 80% dei risultati.

Applicando consigli e strategie  per la gestione del tempo ti sarà possibile ottimizzare e concentrare  sforzi ed energie solo sulle cose veramente importanti.

Per renderti conto delle tue reali capacità  e dei tuoi limiti  nella  gestire del tempo, per prima cosa devi capire come lo stai utilizzando …. solo in seguito potrai adottare le  tecniche che ti sono più congeniali, imparando come si definiscono gli obiettivi e delle priorità, come gestire le interruzioni degli altri, come combattere la procastinazione

In questo articolo scopri come stai gestendo il tuo tempo.....
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Pianifica meglio
il tuo tempo!


Action Plan

La pianificazione efficace

Dopo aver preso in considerazione le tue  priorità  ed i tuoi obiettivi (Cosa),  devi passare all’azione per realizzarli (Come) , ma prima di fare questo è indispensabile che pianifichi il tuo tempo (Quando).

La pianificazione è il processo nel quale  decidi come utilizzare il tuo tempo  per raggiungere gli obiettivi che ti sei prefissato di raggiungere. Utilizzando  correttamente la pianificazione  è possibile:

• Capire quello che puoi  ottenere realisticamente con il tempo a tua disposizione.
• Fare un piano per sfruttare al meglio l’ uso del tuo tempo.
• Destinare abbastanza tempo per le cose che deve assolutamente fare.
• Lasciarti del tempo a disposizione  per le  emergenze e per gestire 'l'inaspettato'.
• Ridurre al minimo lo stress evitando sovraccarico a te stesso e gli altri.

Come utilizzare lo strumento:
Ci sono molti strumenti di pianificazione  disponibili, tra cui agende, calendari, organizer  cartacei, PDA e  software integrati come MS Outlook o GoalPro 6. La scelta dello strumento di programmazione più idoneo per te  dipende dalla tua  situazione,dalla struttura attuale del  lavoro,dalle tue preferenze e dal tuo  budget:
Nella scelta dello  strumento che sceglierai devi tener conto  che devi  essere in grado di immettere le informazioni i in modo semplice e veloce, di poter  visualizzare i dati un arco temporale  appropriato, di avere  un corretto livello di dettaglio, nè troppo sintetico, né troppo dettagliato..
La pianificazione  è meglio farla  regolarmente ogni mese, con revisioni settimanali e giornaliere e deve essere impostata nel seguente modo:

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La chiave per
l'efficienza


To-Do List
Come individuare le priorità


Ti capita  spesso di sentirti sopraffatto dalla quantità di lavoro che devi fare, o ti trovi sempre in ritardo con le  scadenze che ti sei prefissato?  Qualche volta ti sei dimenticato di fare qualcosa di importante?


Tutti questi sono i sintomi di non aver  tenuto una vera e propria "To-Do List".
La To-Do Lista elenca tutte le attività che devi compriere in  liste classificate per importanza e scadenza.


Utilizzando  una To-Do List, puoi fare in modo che le cose che devi portare a termine siano elencate  in un unico posto in modo in modo da non dimenticare nulla di importante.


Gli  elenchi di  attività  sono essenziali se sei sovraccaricato  di lavoro.  Quando si  usano in modo efficace, sarai molto meglio organizzato, e sarai  molto più affidabile. Inoltre sarai meno stressato ed avrai la certezza  di non aver dimenticato nulla di importante.
Inoltre , se utilizzi il concetto di priorità  in modo intelligente, potrai concentrare tempo ed energie solo  per quelle attività ad alto valore aggiunto, il che significa diventare  molto più produttivo, e più prezioso se lavori in un  team.


Usare le  To-Do List sembra abbastanza semplice. Ma potresti rimanere molto sorpreso nello scoprire che tante  persone non riescono ad usarle  in modo efficace.


Programmare con successo una  To-Do List
Per iniziare da utilizzare la tua  To-Do List, attieni alle seguenti procedure:

Fase 1:
Annota tutte le attività che hai bisogno di  completare. Se attività sono complesse, dividile in sotto-azioni , Elencale in ordine dal più importante a quello meno importante.  (Idealmente, ogni attività non dovrebbe richiedere più di 1-2 ore per essere completata.)
Nota:
Si possono possono  utilizzare  anche più To-Do List  per facilitarne la compilazione  (personale, studio, lavoro, progetti.  Prova diversi approcci e utilizza il migliore per la tua situazione.


Fase 2:

Verifica ad una ad una le tue attività ed  assegnale un ordine di priorità:
Ad esempio:  valore 1 (molto importante, o molto urgente),  valore 3 (poco importante, o per niente urgente).


Se troppe attivitài hanno una priorità alta, scorri nuovamente l'elenco ed abbassa la priorità a  quelle attività che pur essendo importanti sono  meno importanti di altre ed  assegnale un valore 2.
Una volta che hai  fatto questo, riscrivi la lista in ordine di priorità.

Lavorare con gli elenchi di attività

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Diventare eccezionalmente ben organizzati con
un Piano d’ Azione efficace


Action Program
Diventare eccezionalmente ben organizzato con
un Piano d’ Azione efficace


Sappiamo tutti quanto sia utile fare le To-Do List. Tuttavia, queste liste di attività  possono diventare ingombranti quando si ha a che fare con troppe voci  o quando è necessario gestire più progetti contemporaneamente.

Uno dei problemi principali, quando si usano queste  liste, è che esse contengono un elevato numero di azioni da portare a termine, e quindi  non riusciamo più a gestirle efficacemente, in quanto  perdiamo il focus su cosa è veramente importante ed urgente da portare a termine.

Molto spesso, queste liste di attività contengono  troppe cose irrisolte che  non si sono ancora tradotte in risultato a causa delmancati coordinamento tra esse.


Per esempio, una voce specifica come "Appuntamento con Rossi per analisi delle  vendite," potrebbe essere collegata ad altre azioni propedeutiche, che quindi necessitano essere portate a termine prima per poter ottenere il risultato desiderato. Nell' esempio,   "Fare il piano di marketing."  essere propedeutico a "Appuntamento con Rossi per analisi delle  vendite," e potrebbe essere  che  non siano ancora disponibili  tutti i dati reali sulle vendite ,  per cui prima di tutto diventa prioritario “Sollecitare la filiale per il consuntivo vendite del mese”.


Un altro problema che può verificarsi consiste  nel fatto che una volta che si dispone di una To-Do Linst con più di  20 voci, questa  diventa difficile da gestire.

Rischiamo quindi   di perdere il focus su quelle attività ed impegni che sono veramente importanti ed urgenti per noi.


E' qui che l’ Action Program  diventa indispensabile. I programmi d'azione sono una versione evoluta delle To-Do List , in quanto incorporano obiettivi a breve, medio e lungo termine.

L' Action Program ti aiuta  a pianificare il tuo  tempo, ricordandoti gli impegni   e mantenendoti focalizzato sulle cose che veramente contano per te, in questo modo riesci ad evitare  di sprecare tempo per attività di basso valore.

Inoltre questo  modo di lavorare più funzionale ti aiuta  anche a prendere l'abitudine di delegare e monitorare il lavoro degli altri.


Tutto questo ti consente di:  risparmiare tempo ed energie,  rispettare le scadenze,  aumentare l’ efficienza e la produttività, consentendoti di gestire  intelligente le priorità ed avere più controllo sulla tua vita sentendotii meno sopraffatto dal lavoro.


Suggerimento:

La prima volta che usi l' Action Program   ti potrà sembrare un pò complicato e difficile da utilizzare. Certamente  è un pò più complesso delle  To-Do list , ma se persisti ,dopo qualche ora, avrai imparato un metodo valido e riuscirai ad usarlo alla perfezione  rendendoti conto di avere nuovamente  il totale controllo dei sui  tuoi carichi di lavoro  e conseguentemente sarai molto meno stressato!


Come utilizzare Action Programs
Ci sono 4 fasi per creare un programma d'azione efficace:
- Raccolta
- Potatura
- Organizzazione e priorità
- Esecuzione
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