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Gestire il tempo - Studio Novaro Coaching - Imperia - Studio NOVARO Imperia

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Test Time
Impara ad utilizzare il tuo tempo con saggezza





Il fattore più importante  per  gestire al meglio il proprio  tempo è cambiare il proprio focus.
Bisogna innanzi tutto concentrararsi sui risultati che si vogliono ottenere, anziché essere solo occupati….

Molte persone trascorrono le loro giornate in una frenesia di attività, ma  ben poche  sanno come concentrarsi  e mantengono il "focus" sulle priorità e sulle cose giuste da fare, confondendo molto spesso  il fattore "urgenza" con il fattore "importanza" ed inoltre non sanno "delegare".
Comincia ad utilizzare efficacemente e produttivamente la gestione del  tuo tempo imparando a scegliere su cosa lavorare e quando e quanto tempo dedicarci.  
Il tempo è una risorsa preziosa e di alto valore che abbiamo tutti in ugual misura ma pochi di noi riescono ad utilizzarlo efficacemente….  


La regola 80/20
Questo assunto è ben identificato nel principio di Pareto: statisticamente 80% dello sforzo genera solo il 20% del risultato, mentre il restante 80% dei risultati lo si ottine con il 20% di sforzo. E una regola empirica ma applicabile nella maggior parte dei casi. In termini pratici bisogna capire qual' è quel 20% di azioni che producono il 80% dei risultati.

Applicando consigli e strategie  per la gestione del tempo ti sarà possibile ottimizzare e concentrare  sforzi ed energie solo sulle cose veramente importanti.

Per renderti conto delle tue reali capacità  e dei tuoi limiti  nella  gestire del tempo, per prima cosa devi capire come lo stai utilizzando …. solo in seguito potrai adottare le  tecniche che ti sono più congeniali, imparando come si definiscono gli obiettivi e delle priorità, come gestire le interruzioni degli altri, come combattere la procastinazione



 

Domande

Per
niente

Raramente

Alcune
volte

Spesso

Molto
Spesso

1

Durante il giorno esegui prima quelle attività che hanno una priorità più alta?

1

2

3

4

5

2

Ti ritrovi spesso a gestire delle attività importanti all'ultimo minuto?

5

4

3

2

1

3

Dedichi del tempo a programmarti il lavoro?

1

2

3

4

5

4

Quantifichi quanto tempo impieghi per una determinata attività?

1

2

3

4

5

5

Quante volte al giorno sei interrotto mentre lavori dagli altri?

5

4

3

2

1

6

Per decidere su quali attività lavorare, definisci prima gli obiettivi?

1

2

3

4

5

7

Nella programmazione del tempo, ti lasci un pò di spazio per gestire gli imprevisti?

1

2

3

4

5

8

Sei consapevole se il lavoro che stai eseguento ha una valore alto, medio o basso?

1

2

3

4

5

9

Quandoinizi un nuovo lavoro, sei consapevole del livello di priorità e delle conseguenze se non lo porti a termine nei termini?

1

2

3

4

5

10

Sei stressato sotto scadenza?

5

4

3

2

1

11

Le distrazioni ti impediscono spesso di lavorare efficacemente su attività critiche?

1

2

3

4

5

12

Ti porti a casa il lavoro?

5

4

3

2

1

13

Fai una lista scritta di cose da fare ("to-doList")

1

2

3

4

5

14

Rispetti le priorità che hanno i tuoi clienti?

1

2

3

4

5

15

Prima di iniziare una attività ti chiedi se il risultato ne varrà la pena?

1

2

3

4

5

Punti                                                                 Commento

46-75

Complimenti! Sai gestire il tuo tempo in modo efficace. Tuttavia controlla le sezioni qui sotto per scoprire se c'è qualcosa che si può ancora migliorare.

31-45

Sei bravo in alcune cose, ma c'è spazio per il miglioramento e la risuzione dello stress.

15-30

Non bene. La buona notizia è che hai una grande opportunità per migliorare la tua efficienza.



Mentre rispondevi alle domande, probabilmente hai trovato qualche spunto di riflessioneper rivedere la tua gestione del tempo. Di seguito puoi trovare un breve riassunto sulle aree principali della gestione del tempo che hai esplorato nel test.


Definizione degli obiettivi
(Domande 6, 10, 14, 15)

Per iniziare a gestire il tempo in modo efficace, è necessario fissare degli obiettivi. Quando sai dove stai andando, puoi capire esattamente ciò che deve essere fatto ed in quale ordine. Senza adeguata definizione degli obiettivi,  sprechi solo tempo creandoti confusione di priorità in conflitto.

Le persone tendono a trascurare la definizione degli obiettivi, perché richiede tempo e fatica.
Quello che non riescono a ben considerare  è che un pò 'di tempo "sprecato prima" farà risparmare un mucchio di tempo dopo.
Se intendi fare sul serio con la gestione del tempo, ti consigliamo di iniziare con
definizione degli obiettivi personali e Le regole d'oro del Goal Setting . Raccomandiamo inoltre la Treasure Mapping


Definizione delle Priorità
(Domande 1, 4, 8, 9, 13, 14, 15)

Dare priorità ciò che deve essere fatto è particolarmente importante. Senza di esso, potrai lavorare anche molto  duramente, ma forse non riuscirai a raggiungere i risultati desiderati, perché ciò a cui stai lavorando forne non è di importanza strategica.

La maggior parte delle persone hanno una lista di cose da fare ("To-do List")  di qualche tipo. Il problema è che  molte di queste liste  sono solo un insieme di cose che hanno bisogno di essere fatte. Non vi è né capo né coda  nella lista.   

Per lavorare in modo efficiente è necessario iniziare a lavorare prima di tutto sui compiti più importanti.
Impara come identificare  le priorità  con  
Activity Logs,  Prioritized To Do Lists, Prioritization, The Action Priority Matrix, e  The Urgent/Important Matrix .


Gestione delle interruzioni
(Domande 5, 9, 11, 12)

Avere un piano e conoscere le priorità è la cosa più importante. Ma altrettanto importante è sapere come ridurre al minimo le interruzioni che  inesorabilmente avrai durante la giornata.
Ci sono telefonate, richieste di informazioni, le domande dei dipendenti, e tutta una serie di eventi che si presentano in modo imprevisto. Alcuni hanno bisogno di essere affrontati immediatamente, ma altri devono essere assolutamente gestiti.

Due ottimi strumenti che illustrano come ridurre al minimo le interruzioni sono
The Urgent/Important Matrix e Managing Interruptions.
Tuttavia , in alcuni momenti devi essere disponibile disponibile con le persone che hanno bisogno di aiuto. Le  interruzioni sono  una parte naturale e necessaria della vita.
Quindi devi  ridurre le interruzioni  al minimo, ma assicurati di non mandare via le persone quando ti  interrompono per validi motivi urgenti e importanti.



La Procrastinazione
(Domande 2, 10, 12)

"Lo faccio dopo", "lo farò in un altro momento con più calma" , "Non oggi", "Forse più tardi", conosciamo tutti e bene queste frasi, vero?

Procrastinare è tanto bello  quanto devastante. Il modo migliore per batterere la procrastinazione  è quello di riconoscere che effettivamente stiamo procrastinando. Allora, per prima cosa bisogna capire il  perché. Forse hai paura di fallire? (alcune persone hanno in realtà paura di successo!)
Una volta che sai perché stai procrastinando puoi cominciare a combattere questa abitudine. Premiati ogni volta che hai finito un  lavoro, e ricordati  regolarmente quali orribili conseguenze andrai in contro a non  fare questi lavori così  noiosi!   Leggiti la guida
Beating Procrastination.


La programmazione

(Domande 3, 7, 12)


Gran parte della gestione del tempo si concentra sualla pianificazione efficace. Quando hai ben chiari i tuoi obiettivi e le tue priorità, non ti troverai in situazioni di  stress, dove tutto è urgente e importante.
Non solo è necessario pianificare le attività prioritarie, è necessario lasciare spazio per le interruzioni, per le  emergenze, per gli eventi imprevisti, che altrimenti  potrebbero far saltare i tuoi  programmi.

Non dimenticare mai che un programma solido di gestione del tempo deve tenere non solo conto delle tue priorità di lavoro ma  deve anche essere  compatibile con i tuoi obiettivi personali, se vuoi  mantenere la tua vita in perfetto equilibrio. Leggi anche  
Pickle Jar Theory e Scheduling Skils.



Il Punto chiave
La gestione del tempo è una capacità essenziale che consente di tenere il tuo lavoro sotto controllo, allo stesso tempo, ti aiuta a ridurre stress al minimo.
A tutti piacerebbe avere un paio di ore in più in ogni giorno. Ma visto che è impossibile, dobbiamo lavorare meglio sulle cose che sono veramente importanti dandogli  la priorità più alta.

In questo modo siamo in grado di lavorare in modo mirato e molto  efficace, raggiungendo obiettivi,  sogni e ambizioni che ci preoccupano così tanto.




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